Назад к основам управления проектами (часть 3): Управление заинтересованными сторонами и тройное ограничение

Это третья статья из серии, которая помогает построить фундамент знаний об управлении проектами. В первой части читатели познакомились с основами управления проектами. Во второй части был представлен жизненный цикл проекта и объяснена важность устава проекта.

В этом посте вы узнаете: что такое «заинтересованная сторона», реестр заинтересованных сторон, управление заинтересованными сторона, в чем заключается тройное ограничение проекта.

Что такое «заинтересованная сторона» (ЗС)? Лицо, группа или организация, которая может влиять, на которую могут повлиять или которая может воспринимать себя подвергнутой влиянию решения, операции или результата проекта, программы или портфеля. У каждого проекта есть заинтересованные стороны, которые подвергаются воздействию проекта или могут оказывать воздействие на проект позитивным или негативным образом. Некоторые заинтересованные стороны могут иметь ограниченные возможности влияния на работы или конечный результат проекта, другие же могут оказывать значительное влияние на проект и его ожидаемые результаты.

Интерес также может означать кого-то, кто может оказать влияние на проект. Эти люди могут быть техническими специалистами, специалистами со специальными знаниями или поставщиками, которые активно участвуют в реализации проекта. Они также могут предоставлять финансирование для проекта или другие внутренние ресурсы для его поддержки. Заинтересованные стороны могут быть внутренними по отношению к команде, работающей с руководителем проекта (который, кстати, является заинтересованным лицом), или за пределами организации, такими как поставщики, соседи, конкуренты, регулирующие органы и т.д.

 

Кто является ключевой заинтересованной стороной? Как уже отмечалось, заинтересованные стороны могут варьироваться от очень вовлеченных до проявляющих лишь кратковременный интерес к проекту. Поэтому важно различать уровни важность заинтересованных сторон, чтобы менеджер проекта мог адаптировать свой подход к каждой заинтересованной стороне.

Чтобы выделить заинтересованные стороны, их необходимо расставить по приоритетам. Простой, но эффективный процесс включает всего несколько шагов. После выявления как можно большего числа заинтересованных сторон проводится обсуждение для анализа каждой из них. Процесс может быть завершен в формате небольшой встречи, когда руководитель проекта встречается с несколькими известными заинтересованными сторонами, чтобы собрать их мнения. Рассматриваемому списку заинтересованных сторон присваиваются баллы, обычно по шкале 1-5 и на основе следующих категорий:

  • Влияние на проект: влияет ли их участие на результаты проекта?
  • Влияние проекта на ЗС: когда проект завершен (или во время реализации проекта), влияет ли заинтересованная сторона положительно или отрицательно?

Как только баллы присваиваются всем выявленным заинтересованным сторонам, они заносятся в реестр заинтересованных сторон. Затем два балла умножаются, при этом продукт указывает на важность заинтересованной стороны — т.е. Чем выше балл, тем более “важным” является человек или группа в глазах руководителя проекта.

 

Как работает реестр заинтересованных сторон? В реестре заинтересованных сторон используется простой шаблон для сбора необходимой информации. Приведенный ниже пример отражает простой в использовании формат, который часто применяется. Этот инструмент может быть легко адаптирован для работы в любой проектной среде:

 

 

Управление заинтересованными сторонами: Цель управления заинтересованными сторонами состоит в том, чтобы обеспечить всех участников проекта информацией, которую они считают необходимой. Кроме того, четко определены лица, которые должны быть удовлетворены результатами проекта, и их потребности, включая требования к коммуникациям, хорошо задокументированы.

 

Тройное ограничение проекта

Почти все проекты, независимо от размера, включают определение работ, которые необходимо выполнить (известных как объем), график завершения работ и бюджет, за счет которого будет финансироваться проект. Эти три элемента — объем, время и стоимость — известны как тройное ограничение проекта.

Взаимосвязь между каждым элементом обозначена стрелками, направленными по диагонали вверх от основания треугольника с надписью “объем”. Как только объем работ известен, становится возможным разработать четкий график и точный бюджет.

Если будет установлено, что график слишком растянут, может быть рассмотрен вопрос о сокращении объема работ, которые необходимо выполнить (объем), или об увеличении затрат для ускорения работ (возможно, путем добавления оплачиваемых сверхурочных). Аналогично, если необходимо скорректировать стоимость, может потребоваться изменение сроков или объема работ.

 

 

Если один из элементов на графике не сбалансирован с двумя другими, это признак вероятных проблем, когда начнется реализация проекта. Возможно, потребуется согласовать корректировки ожиданий таким образом, чтобы все три элемента тройного ограничения были сбалансированы — и, таким образом, было достаточно времени и денег для выполнения всей необходимой работы.

Как отмечалось ранее, все проекты — независимо от размера — работают в рамках тройного ограничения. Независимо от того, имеете ли вы дело с небольшим домашним проектом или корпоративной инициативой стоимостью в несколько миллионов долларов, менеджеры проектов вынуждены как балансировать каждый из трех элементов, так и иметь дело с неизбежным воздействием при изменении любого элемента.