Возвращение к основам PM (часть 6): сколько времени потребуется на реализацию проекта?

Переходя к шестой части построения фундамента знаний по управлению проектами, мы переключаем внимание на второй этап построения плана проекта. В части 5 была рассмотрена важность четкого определения объема работ. В этой статье мы рассмотрим:

  • Отличие трудозатрата от длительности работ
  • Методы оценки для определения того, сколько времени потребуется для завершения работы

Сколько времени займет проект?

 

Полностью определив объем работ, связанных с проектом, менеджер проекта может перейти к определению того, сколько времени займет выполнение работ. Часто на этапе инициирования проекта устанавливается предварительная оценка его длительности. К сожалению, эти оценки часто основаны либо на длинном списке предположений, либо на оптимистичных ожиданиях.

Именно на этапе планирования менеджер проекта использует различные инструменты для точной оценки даты окончания проекта. Когда оценка общей длительности проекта завершена, менеджер проекта возвращается к спонсору, чтобы убедиться, что пересмотренная дата принята. Если спонсор не принимает пересмотренную дату, необходимо рассмотреть компромиссные варианты (например, сокращение объема или увеличение затрат).

Определение даты окончания проекта включает в себя:

  1. Точную оценку того, сколько потребуется времени на выполнение каждого пакета работ
  2. Оптимальное определение последовательности работ для достижения максимальной эффективности

 

Прежде чем приступить к изучению методов определения того, сколько времени требуется для завершения работы, необходимо провести важное разграничение. "Трудозатраты" - это одно из тех сложных английских слов, которые могут иметь совершенно разные значения в зависимости от контекста. Определение в словаре Webster содержит ряд совпадающих определений, в том числе:

  • сознательное приложение сил, тяжелая работа
  • серьезная попытка
  • общая работа, проделанная для достижения определенной цели

 

В контексте планирования наиболее близким определением является третий вариант - общий объем работы, определяемый в единицах измерения, привязанных ко времени.

Давайте объясним это на простом примере. Маляра просят предоставить оценку на некоторые работы, и он считает, что на их выполнение потребуется 24 часа. Клиент удивлен, что работа может быть выполнена за один день. Маляр уточняет, что работа начнется в понедельник и будет закончена в конце дня в среду. Он поясняет, что в первый день возьмет с собой коллегу для помощи в работе; на второй день никого не будет на месте, чтобы убедиться, что базовый слой тщательно высох; а на третий день он будет работать один.

Оба маляра придут в первый день в 8 часов утра, будут работать до 12 часов дня, возьмут час на обед, затем будут работать с 13 до 17 часов. Таким образом, в первый день они работают по восемь часов. На третий день (после дня, отведенного на тщательную просушку) приходит один маляр и работает столько же часов. Таким образом, работа завершается в 5 часов вечера третьего дня, а общее количество отработанных часов составляет 24. Это можно представить следующим образом:

 

День 1: Маляр 1 (8 часов) + Маляр 2 (8 часов) = 16 часов

День 3: Маляр 1 (8 часов)

Общее количество отработанных часов = 24 часа

 

Все это в совокупности представляет собой трудозатраты, необходимые для завершения проекта.

В примере на покраску уходит один день на работу двух маляров, один день на сушку и один день на окончательное нанесение краски, в общей сложности три рабочих дня. Это представляет собой длительность.

Графики выражаются на основе длительности. В нашем примере последующая работа может начаться на четвертый день. Иногда необходимо рассчитать трудозатраты, чтобы точно определить, когда работа будет завершена.

 

Методы оценки

 

Достоверность и точность графика проекта в конечном итоге зависит от качества оценки отдельных пакетов работ. При оценке множестве пакетов работ в рамках проекта часто необходимо использовать несколько методов, чтобы обеспечить максимально точное определение длительности каждого пакета. Хотя существует множество методов оценки, в этой статье, посвященной основам, речь пойдет о трех наиболее распространенных:

 

1. Прошлые проекты (также известные как аналогичные): Часто многие элементы проекта были выполнены в ходе предыдущих проектов. Поэтому может существовать документация, фиксирующая, сколько времени, как ожидается, займет конкретная работа. Кроме того, эксперты предметной области могут просто "знать" с определенной точностью, сколько времени потребуется для завершения определенного пакета работ. При использовании этой техники менеджеру проекта достаточно обратиться к архивам проекта или встретиться с соответствующим членом команды для точной оценки продолжительности.

 

2. Опрос экспертов в предметной области: Этот метод предполагает, что информация о прошлом проекте недоступна, поэтому ее необходимо получить из надежного источника. Лицо, с которым встречается руководитель проекта, может быть экспертом внутри организации или внешним экспертом, например, поставщиком или контактом в широкой профессиональной сети руководителя проекта. Менеджеру проекта, возможно, придется направлять разговор, чтобы убедиться, что эксперт понимает, какая именно работа выполняется.

Как отмечалось выше, может потребоваться первоначальное определение трудозатрат, прежде чем переводить сроки в продолжительность.

 

3. Усреднение: Усреднение предполагает сбор данных из нескольких источников, например, от различных экспертом предметной области. Вполне возможно, что при сборе оценок будет представлен широкий диапазон продолжительности. Для составления формулы уравнение будет выглядеть следующим образом:

 

оптимистическая оценка

(наиболее вероятная оценка)

пессимистическая оценка

3

 

Наиболее вероятная оценка - это длительность, которая чаще всего встречается при сборе данных. Включение в оценку отклонений, включающих более быстрые и более медленные альтернативы, позволяет улучшить оценку длительности пакета работ.

 

Другие методы

Менеджерам проектов, начинающим карьеру, следует изучить другие методы оценки, чтобы отточить свои навыки. К другим методам относятся отраслевые стандарты, PERT, анализ поставщиков, исследование рынка и метод Дельфи. Целью процесса оценки длительности является документирование точной длительности для всех пакетов работ. Как уже отмечалось, может потребоваться начать с определения трудозатрат и преобразовать эту информацию в длительность. После определения точной длительности менеджер проекта переходит к этапу определения последовательности работ.

 

Источник: ProjectManagement.com, Брюс Гаррод

Перевод: СПМ РК

 

Наши услуги:

Тренинги

Консалтинг

Сертификация