Элизабет — писатель-фрилансер и менеджер проектов, живущая и работающая в Лондоне. Она руководит The Otobos Group, консалтинговой компанией по проектным коммуникациям, специализирующейся на управлении проектами.
Вам не нужно быть опытным менеджером проектов, чтобы знать, что часто бывают моменты, когда работа идет не по плану. Одним из моих первых воспоминаний об управлении проектами было то, что я поняла, что формулы в моей бюджетной таблице были неправильными, и мы сильно перерасходовали бюджет на моем проекте. Сообщить эту плохую новость руководителю проекта (поскольку, в то время я еще не руководила проектом) было трудно, хотя она восприняла это на удивление хорошо.
С тех пор у меня было много других случаев, когда мне приходилось делиться новостями, которые не никого не приводили в восторг. Будь то банкротство поставщика, внутренняя проблема или воздействие глобального кризиса, в какой-то момент вашей карьеры будут плохие новости, которыми можно поделиться с остальной командой.
Вот несколько советов, как справиться с такими ситуациями и управлять коммуникациями по проекту в условиях кризиса:
- Заложите основу до кризиса.
Всегда начинайте с предположения, что все может пойти не так, как вы планировали (это основа управления рисками, так что для этого легко выработать привычку!). Подумайте о том, что вам понадобится для сообщения плохих новостей. Обычно это:
- Хорошие отношения с заинтересованными сторонами (чтобы они ответили на ваш звонок);
- Доверительные отношения с заинтересованными сторонами (чтобы они верили вам, когда вы говорите, что что-то плохо);
- Надежные отношения с заинтересованными сторонами (чтобы они доверяли вам, чтобы вы предприняли правильные действия).
Если есть кризис или плохие новости, которыми нужно поделиться, это действительно помогает иметь легкий доступ к людям, которым нужно об этом услышать, и рабочие отношения, которые означают, что они не будут звонить вам каждые пять минут, чтобы сообщить новости.
Устойчивость также стоит развивать в команде до того, как она вам понадобится. Например, убедиться, что существует культура обучения, а не культура обвинения. Выработайте привычку задавать друг другу вопросы и мириться с тем, что не знаете ответа на все вопросы. Проявите эмпатию и практикуйте умение слушать, чтобы вы могли эффективно работать вместе, чтобы решать проблемы и четко сообщать о них, когда вам это нужно.
- Раннее выявление проблем
Многие проблемы усугубляются, если их не обнаружить на ранней стадии. Включите это в свои размышления и размышления об управлении рисками (и общем управлении проектами). Вы хотите сканировать горизонты в поисках того, что может вызвать проблему, чтобы успеть узнать новости до того, как они разрастутся, или до того, как ваш спонсор узнает об этом из других источников.
Привычка думать и смотреть вперед поможет вам дать паузу и подумать, когда есть о чем беспокоиться. Вместо того, чтобы реагировать инстинктивно, вы привыкнете собирать факты, анализировать варианты, а затем подходить к необходимым коммуникациям со всесторонним взглядом.
- Никаких сюрпризов
Встречали ли вы когда-нибудь заинтересованную сторону, которая любит удивляться любым новостям, хорошим или плохим?
Нет, я тоже.
Если есть проблема, убедитесь, что вы нашли способ связаться со своим спонсором как можно быстрее. Даже если на данный момент вы мало что можете им сказать, поделитесь тем, что знаете.
- Делитесь тем, чего НЕ знаете
В трудные времена люди часто делают поспешные выводы или заполняют пробелы слухами. Это бесполезно. Хотя трудно полностью контролировать сообщение, особенно если проблема быстро развивается, делайте все возможное, чтобы поделиться тем, что вы знаете.
Также поделитесь тем, чего НЕ знаете. Скажите людям, что у вас еще нет всей информации, и объясните шаги, которые предпринимает команда, чтобы получить эту информацию. Люди часто адекватно успокаиваются, зная, что кто-то работает над этим. Вы также можете указать временные рамки для следующей встречи и управлять ожиданиями относительно того, когда люди снова услышат вас.
- Повторяйте сообщение
Иногда, когда я что-то сообщила, а затем продолжила, человек реагирует так, как будто вообще не получил предыдущей информации.
Мгновенные сообщения, встречи, электронные письма, чаты, телефонные звонки и голосовые заметки…, иногда все это превращается в размытое шумовое пятно.
Повторяйте свои сообщения, используя разные каналы, особенно если они важны. Например, предположим, вы нашли ошибку в программном обеспечении, и исправление потребовало от пользователей перезагрузки своих компьютеров. Вы можете опубликовать широковещательное сообщение, которое, я гарантирую, многие люди просто удалят. Вы можете попросить их менеджеров каскадировать эту информацию, и вы можете использовать всплывающее сообщение на их экране, когда они входят в систему на следующий день.
Креативно подумайте о том, как вы можете поделиться одним и тем же сообщением с людьми там, где они есть, и в формате, на который они, скорее всего, обратят внимание. У всех разные предпочтения, поэтому постарайтесь поразить как можно больше.
- Вмешивайтесь в работу команды.
Когда в моих проектах возникают трудности или проблемы, одна из ролей, на которых я сосредотачиваюсь, — защита остальных членов команды от помех. Им нужно сосредоточиться на решениях и исправлениях, придумывая идеи и выполняя работу. Я должена сделать все, что в моих силах, чтобы держать их подальше от всего остального, а также обрабатывать входящие и исходящие сообщения команды, чтобы дать им время заняться тем, что у них получается лучше всего.
Это означает вмешиваться и присутствовать от их имени на несрочных встречах, отвечать на телефонные звонки, отвечать на электронные письма и так далее. Также важно, чтобы все старшие заинтересованные стороны знали, что нужно приходить к вам для брифингов и обновлений, а не обращаться непосредственно к команде (если это подход, который команда выбрала вместе).
- Сделайте один маленький шаг.
В кризис кажется, что все, что вы говорите, оборачивается для кого-то плохими новостями. Возможно, вы не имеете никакого контроля над ситуацией, особенно если влияние на ваш проект является результатом глобальных или национальных событий или решений, принятых сверху.
Сосредоточьтесь на движении вперед и делайте один за другим маленькие шаги к решению проблемы. Продолжайте информировать заинтересованные стороны о графике, который вы согласовали, но как только эти коммуникации будут завершены, верните свое внимание к реализации проекта и решению текущей проблемы.
- Подружитесь
Найдите приятеля, который сможет прочитать ваши сообщения, прежде чем вы их отправите по назначению. В прошлом это много раз помогало мне вырезать длинные предложения, удалять лишние детали и по-настоящему сжимать то, что я пытаюсь сказать.
Просто позвоните коллеге и попросите его прочитать письмо на вашем экране, прежде чем вы нажмете «Отправить». Стоит сделать этот дополнительный шаг!
Если вы придерживаетесь подхода, согласно которому вам придется сообщить плохие новости на каком-то этапе проекта, заложите основу, а затем подходите к любому кризису спокойно, активно и с позиции доверия. Надеюсь, вы укрепите доверие в команде и поможете всем вернуться на правильный путь как можно быстрее.
Перевод команды СПМ РК
Источник: https://www.projectmanagement.com/
20.03.2023