Определение успеха проекта
На первый взгляд, ответ на вопрос "Что такое успешный проект?" может показаться очевидным. В конце концов, менеджеры проектов разрабатывают планы проекта, а затем ведут проект к завершению, надеясь, что он будет выполнен в срок и в рамках бюджета. Конечно, если они это делают, то проект успешен. Или нет?
Заинтересованные стороны, как было определено в части 3 этой серии статей, определялись как отдельные лицо или группа лиц, которые заинтересованы в проекте. Далее в статье было дано определение ключевой заинтересованной стороны как лица, которое должно быть удовлетворены результатом проекта. Далее возникают вопросы:
- Может ли проект быть выполнен с задержкой в сроках и/или превышением бюджета и при этом считаться успешным?
- Может ли проект быть спланирован и выполнен в соответствии с планом, но при этом не соответствовать бизнес-результатам ключевых заинтересованных сторон?
Ответ на оба вопроса - "да". Обычно считается, что успех проекта измеряется в первую очередь тем, что работа выполняется в срок и в рамках бюджета. Однако эти простые показатели редко являются ключевыми факторами конечного успеха проекта в реальном мире.
Давайте рассмотрим два примера.
- Сценарий 1: Клиент покупает свой первый совершенно новый дом. Никаких неожиданностей с затратами не произошло, и дата закрытия наступила. Покупатель въехал в планируемую дату. Вовремя и в рамках бюджета! Однако не потребовалось много времени, чтобы заметить недостатки: освещение было плохо смонтировано, шкафы не закрывались должным образом, горячая вода отсутствовала. Покупатель жилья был в ярости.
- Сценарий 2: Один и тот же покупатель покупает свой первый совершенно новый дом. Никаких неожиданностей с затратами не было, но за месяц до наступления даты закрытия застройщик связался с покупателем жилья, чтобы сообщить, что закрытие будет отложено на два месяца. Два месяца спустя домовладелец переезжает. Дом идеален! Все последние штрихи завершены, бытовая техника работает так, как ожидалось, и ничего не стоит на своих местах. Покупатель жилья в восторге.
Какой проект был успешным? Вывод: Удовольствие от своевременного завершения проекта будет надолго забыто из-за низкого качества.
Поэтому с точки зрения управления проектами очевидно, что критерии успеха проекта могут быть разными. Возможно, дата окончания проекта является критической для выполнения нормативного требования. Аналогичным образом, определенная спецификация (качество) может быть обязательной для подтверждения завершения проекта. Понимание ключевых движущих факторов основных заинтересованных сторон имеет решающее значение для руководителя проекта. Лучше всего этого можно достичь путем проведения совещаний с последующим четким документированием в таких инструментах, как рассмотренный ранее устав проекта.
Бизнес-цели vs. Цели проекта
Как уже говорилось, ключевые заинтересованные стороны оценивают успех проекта. Кроме того, именно ключевая заинтересованная сторона, часто известная как спонсор, знает, почему проект необходим.
Как правило, проект инициируется для удовлетворения бизнес-требований. Требование может заключаться в снижении операционных затрат, улучшении обслуживания клиентов, завершении исследований, повышении продаж и т. д. В некоторых организациях Высокоуровневые бизнес-цели разрабатываются людьми, выполняющими роль бизнес-аналитика.
Роль бизнес-аналитика заключается в полном определении цели проекта.
Перед разработкой плана по достижению бизнес-целей менеджеру проекта часто необходимо определить конечные результаты, связанные с целью. Институт управления проектами определяет конечный результат как "любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта" (PMI, 2017).
Возможно, это более сложное определение, чем нужно. Более понятное определение результата - это... вещь! Точнее, это вещь, которая создается в рамках проекта.
Очевидно, что менеджеру проекта важно быть очень точным в определении результатов проекта. Непонимание того, что такое результат, может привести к разочарованию после завершения проекта. Одним из способов обеспечения точности является использование SMART-целей, которые сочетают в себе следующие элементы:
- Specific (Конкретная)
- Measurable (Измеримая)
- Achievable (Достижимая)
- Relevant (Актуальная)
- Time-related (Ограниченная по времени)
Не каждый элемент используется каждый раз; однако такой подход обеспечивает структуру для ясности и общего понимания ожиданий от проекта. Применение системы SMART приводит к созданию простого предложения, которое описывает ожидания и не оставляет места для двусмысленности.
В качестве примера SMART-цель может звучать следующим образом: "После завершения этой серии статей и изучения основ управления проектами я вместе со своим руководителем разработаю план получения сертификата CAPM в течение двух лет".
В целом, бизнес-цели описывают то, чего необходимо достичь, а цели проекта начинают процесс понимания того, как эти цели будут достигнуты.
Введение в понятие «план проекта»
С четким пониманием того, что должно быть достигнуто, проект переходит на стадию планирования жизненного цикла проекта. Цель плана проекта - создать всеобъемлющий план, который приведет к успеху проекта.
Хотя проект может быть завершен и без плана проекта (или даже без менеджера проекта), вероятность успеха возрастает при применении проектного управления. План будет состоять из многих, если не всех, следующих элементов:
- Четко определенный объем, график и бюджет (вспомните модель тройных ограничений, описанную в предыдущих статьях)
- Процесс выявления и управления рисками и стандартами качества
- План эффективного управления коммуникациями и один план закупки продуктов и услуг у внешних поставщиков
- Детали, касающиеся охраны, безопасности, управления человеческими ресурсами и т.д.
В продолжении этой серии статей будет представлен каждый элемент плана проекта и объяснены основы построения всех элементов.
Источник: ProjectManagement.com, Брюс Гаррод
Перевод: СПМ РК
Наши услуги: