Разработка достоверных бюджетов в проектах

Деньги всегда будут значимым фактором в любом проекте, который вы берете на себя. Умение хорошо разбираться в том, как составлять достоверные бюджеты, необходимо для успешного управления проектами. В этой статье разберем подходы и инструменты, используемые при разработке бюджетов проектов.

Начнем с того, что прогнозирование бюджета для сложного многолетнего проекта требует тщательного планирования и внимания к деталям.

Вот основные шаги для создания точного прогноза бюджета:

  • Разработайте масштаб и цели проекта, чтобы понять, какие ресурсы необходимы.
  • Определите все затратыи разбейте проект на этапы и ключевые события, оцените затраты, связанные с каждым из них, включая рабочую силу, контракты, материалы, оборудование, поездки и любые другие расходы.
  • Разработайте модели и инструменты прогнозирования бюджета, что поможет быстро пересматривать бюджет на основе изменений в исходных предположениях.
  • Учитывайте потенциальные риски, которые могут повлиять на бюджет, такие как задержки, изменения в объеме работ или непредвиденные расходы.
  • Создайте временную дорожную карту, в которой будут обозначены основные этапы и сроки, что поможет эффективно распределять ресурсы.
  • Создавайте бюджеты на основе сценариев и событий, которые могут изменить стоимость и сроки выполнения сложных проектов.
  • Используйте данные прошлых проектов для повышения достоверности,что поможет создать более обоснованный прогноз бюджета.
  • Сотрудничайте с заинтересованными сторонами и это гарантирует большую лояльность спонсоров при планировании бюджета
  • Пересматривайте и корректируйте бюджет на протяжении всего жизненного цикла проекта и при необходимости корректируйте его с учетом новой информации или меняющихся обстоятельств

 

Подход на основе сценария

Один из методов, который поможет избежать привязки к единой бюджетной цифре по проектам, заключался в создании бюджетов, основанных на нескольких сценариях.

Рассмотрите возможность использования нескольких сценариев при разработке прогноза бюджета проекта, поскольку это позволяет получить более полное и реалистичное представление о потенциальных результатах. Рассматривая различные сценарии, менеджеры проектов могут быть лучше подготовлены к тому, чтобы справляться с неожиданными событиями и изменениями в сроках или ресурсах.

Каждый сценарий должен быть основан на предположениях. Предположения должны излагать обоснование для каждого сценария, включая наилучший случай, наихудший случай и связанные с ним результаты:

  • Оптимальный сценарийдолжен описывать идеальные условия, при которых все идет по плану и все ресурсы легкодоступны.
  • Наихудшийсценарий должен отражать последствия, если известные риски и проблемы станут реальностью.
  • Наиболее вероятный сценарийдолжен представлять собой сбалансированную точку зрения, основанную на данных прошлых проектов, мнениях экспертов и текущих условиях.

После завершения сценариев обновите план проекта, включив в него триггерные события и точки принятия решений, чтобы определить, какой путь сценария задействован. Наличие плана проекта, учитывающего контрольные точки направления, дает возможность согласовать бюджет проекта с меняющимися реалиями, возникающими на протяжении всего проекта.

Плюс этого подхода в том, что он действует проактивно: обстоятельства меняются, а вы выглядите мудрым и дальновидным, а не реактивным и хаотичным. Использование переменного/сценарного бюджета предоставляет руководству варианты и помогает обрести уверенность в разработке цифр.

Процесс бюджетирования

При создании стандартного процесса бюджетирования проекта важно включить несколько ключевых компонентов, чтобы обеспечить его успех. Вот некоторые элементы, которые следует учитывать:

  • Определенный объем и сроки имеют решающее значение для установления четких границ и ожиданий от проекта. Четко определенный объем поможет предотвратить расползание объема и обеспечит контекст для бюджета проекта.
  • Определение вех, связанных с бюджетом,имеет важное значение для интеграции отслеживания исполнения бюджета в плане проекта. Эти вехи являются контрольными точками для измерения прогресса расходов и упрощают выявление проблем и отклонений в расходах.
  • Определение потоков расходов и жизненных циклов также имеет решающее значение для эффективного и действенного распределения финансовых ресурсов. Каждый поток расходов содержит правила, касающиеся того, как и когда тратятся деньги. Например, каждый контракт, связанный с проектом, должен иметь поток расходов, основанный на условиях соглашения. Каждый платеж по контракту и контрольная точка производительности должны быть интегрированы в общий план проекта.
  • Определение триггеров расходов – еще один важный компонент бюджетного процесса. Эти триггеры служат предупреждающими знаками, указывающими на необходимость дополнительных средств или внесения корректировок для удержания бюджета. Традиционно эти триггерные точки указывают на проявление риска, наличие угрозы срокам проекта или выход темпа расходов за рамки плана.
  • Определение категории расходовс помощью плана счетов имеет важное значение для организации расходов и отслеживания расходов. Работая с бухгалтерским отделом, менеджер проекта может определить, как включить расходы проекта в главную книгу для предоставления своевременной и содержательной отчетности. Использование существующей финансовой системы организации для поддержки учета проекта позволяет повысить прозрачность и подотчетность в финансовом управлении.

Руководство, предложенное до сих пор, по сути, является макроуровневым. Далее следует более глубокое погружение в процесс бюджетирования.

  • Предполагаемые инвестиции в проект: Для каждого пункта ниже вам, скорее всего, понадобится вспомогательный график с основными предположениями о том, как рассчитывалась бюджетная статья.
    • Внутренний труд – полная стоимость, включая льготы.
    • Ресурсы контракта должны состоять из возмещаемых расходов.
    • Транспорт и проживание – возможность использования стандартных тарифов на автобусы. Возможно, это налоги на проживание в отелях и других сборах. Стоимость парковки в городе.
    • Технологии и инфраструктура. Не забывайте о налоге с продаж и расходах на доставку.
    • Расходные материалы и принадлежности. Эта статья расходов почти всегда занижена, поэтому предусмотрите сумму на непредвиденные расходы.
    • Заводы и оборудование — обязательно включите разрешения, обследование объекта, доставку, установку и другие расходы, связанные со строительством и развертыванием.
    • Энергия – коммунальные услуги, топливо, генераторы и т. д. составляют затраты на электроэнергию, связанные с проектом.
    • Cоответствие нормативным требованиям Агентства по охране окружающей среды (EPA) – Исследования EPA обходятся недешево, как и обзоры и аудиты, связанные с вопросами соответствия. Это еще одна область, которую обычно упускают из виду в бюджетах проектов.
  • Текущая стоимость владения: После завершения проекта будут понесены расходы на поддержку достигнутых результатов. Эти расходы являются частью общих инвестиций в проект и должны быть учтены в анализе и расчетах рентабельности инвестиций.
    • Соглашения о техническом обслуживании и ремонте. Как правило, соглашения о техническом обслуживании и ремонте предусматривают сборы в размере около 15–20 % в год от первоначальной стоимости с поправкой на инфляцию или начисляются по ставке от 3 % до 5 % в год.
    • Лицензии на использование – то же правило 15% на 20% применяется и к лицензиям на использование.
    • Внутренний труд– расходы могут быть существенными при обслуживании программного обеспечения (внедрение новых версий, повторная реализация пользовательских модификаций и т. д.). Нередко бывает, что программное приложение стоит в восемь раз больше своей первоначальной стоимости в течение срока его полезного использования. Эта цифра может стать еще более значительной, если в исходный пакет вносятся серьезные изменения.
    • Ресурсы контракта. Если для поддержания функциональности инфраструктуры приложений будет использоваться внешняя поддержка, выходящая за рамки типичных соглашений об обслуживании, это следует раскрыть в бюджете.
    • Аренда помещений. Обычно аренда помещений вступает в игру, когда системы, развернутые в рамках проекта, размещаются в совместном размещении. Обязательно включите в бюджет любые запланированные текущие расходы на аренду.
    • Управление и соответствие требованиям. Если проект будет подвергаться постоянным проверкам и аудитам на предмет соответствия требованиям, обязательно получите сметы и отразите их в бюджете.
    • Модернизация и замена– Расходные детали, такие как фильтры, батареи, кабели и т. д., часто отсутствуют в анализе бюджета. Убедитесь, что ваш расчет учитывает эту область.
    • Утилизация– Утилизация оборудования может быть дорогостоящей.

 

Создание укрупненного бюджета

Подробные бюджеты проектов важны и необходимы, но мало кто любит их переваривать. Чтобы помочь донести бюджет проекта, рассмотрите возможность создания укрупненного бюджета, который дает обзор того, куда будут потрачены деньги, и другую контекстную информацию. Вот несколько элементов, которые следует включить в укрупненном бюджете проекта.

  • Улучшенный операционный доход (IOR)– (Улучшенные продажи + сниженная себестоимость продаж + сниженные эксплуатационные расходы). Если проект обеспечит IOR, включите это в укрупненный бюджета. IOR смягчает удар по расходам, необходимым для его достижения.
  • Предполагаемые инвестиции в проект – сумма затрат, которые будут понесены для завершения проекта.
  • Оценочная текущая стоимость владения – это сумма расходов, которая будет понесена для поддержки результатов проекта в течение следующих трех-пяти лет.
  • Чистая стоимость проекта– увеличение операционной выручки за вычетом (оценочной стоимости проекта + оценочной текущей стоимости владения).
  • ROI (чистая стоимость проекта, деленная на затраты)– чистая стоимость проекта / (предполагаемые затраты проекта + предполагаемая текущая стоимость владения)
  • Сроки выполнения работ— сколько времени должно занять завершение проекта (ранняя и поздняя поставка).

 

Источник:

https://www.projectmanagement.com/articles/981371/how-to-develop-credible-project-budgets-