За последнее десятилетие или около того внимание к PMO резко возросло. До этого о них говорили лишь немногие, предоставляли услуги по их поддержке или пытались направлять организации по созданию структур и подходов, которые действительно работали — создавая ценность для бизнеса. Теперь такие услуги есть везде.
Существуют отраслевые группы и компании, ориентированные на PMO. Существуют онлайн и офлайн конференции, направленные на предоставление рекомендаций PMO, их лидерам и организациям, которые ими управляют. Существуют книги, статьи о лидерстве мысли, курсы, вебинары, подкасты и практически любой другой формат общения, который вы можете себе представить.
И, конечно, есть очень много консультантов, которые обещают возможность создать PMO за 100 дней, перестроить существующие PMO в те же сроки или устранить все отходы и переориентировать PMO на то, что действительно важно. Существует множество корпоративных программных пакетов, которые обещают помочь PMO стать более эффективными и действенными, а также лучше интегрировать их с остальной средой поставки проекта и со стратегическим планированием и исполнением.
Все эти вещи чрезвычайно ценны, и невероятно воодушевляет видеть, как в PMO вкладывается так много времени и усилий. Большинство решений, услуг и рекомендаций действительно помогают, хотя и не всегда оправдывают ожидания. Но... есть одно, но.
Поскольку автору нравятся слегка нелепые аналогии, помогающие проиллюстрировать его мысли (и, надеюсь, сделать их более запоминающимися), это изменение фокуса на офисах премьер-министра похоже на переход от одного магазина одежды на углу к огромному торговому центру со множеством магазинов одежды различных брендов и универмагов, предлагающих покупателям больше выбора, чем они когда-либо считали возможным.
И это поднимает интересный вопрос…
Стоит ли вам быть покупателем?
Если вы хотите построить, переделать, улучшить, спасти или иным образом развить PMO, стоит ли вам покупать кучу вещей в торговом центре PMO?
Это всегда подразумевает некий компромисс. Подгонка может быть не совсем правильной. Цвет может быть не тем, что вы хотели. Цена может быть больше, чем вы намеревались заплатить. В комплект могут входить некоторые вещи, которые вам на самом деле не нужны.
Рано или поздно, скорее всего, покупательское раскаяние вступит в силу, по крайней мере, в отношении некоторых покупок. Вы можете вернуть вещи, но есть вероятность, что некоторые из них окажутся в глубине шкафа, никогда больше не увидев дневного света. Но вы все равно за них заплатили. А для PMO, которые регулярно оказываются в центре внимания, подвергаясь сомнению относительно ценности, которую они приносят организации, это то, чего вы буквально не можете себе позволить.
Он предпочитает думать о PMO и их лидерах не как о покупателях, которые хотят купить пакет уже существующих продуктов и услуг, а как о дизайнерах, которые хотят разработать и создать свой собственный уникальный набор решений, которые работают для них. Они, вероятно, не подходят ни к одному другому PMO, но это нормально — они предназначены только для одного сценария. Никто другой не будет брать то же самое с полки в торговом центре.
Это нисколько не умаляет ценность стандартных предложений, которые теперь доступны для PMO. Но это разделяет их на две отдельные категории:
- Контент, ориентированный на знания, который можно потреблять как есть, хотя большую его часть нужно дополнять. Это такие вещи, как курсы, контент для лидеров мысли, вебинары, подкасты и т. д. Все это помогает расширить навыки и понимание лидеров PMO и заинтересованных сторон, чтобы они могли более точно и полно интерпретировать свои собственные потребности.
- Контент, ориентированный на продукты и услуги, который следует использовать больше в качестве ссылок и генерации идей. Некоторые из них могут быть куплены «как есть», но гораздо более вероятно, что потребуется некоторая настройка, если они будут использованы. Во многих случаях они просто станут источником вдохновения для многих PMO.
Обзор этого материала необходим. Как только организации будут лучше информированы о том, как работают PMO мирового класса, как они могут оптимально вносить ценность во все аспекты организации поставки проекта; и как только они поймут, какие продукты и услуги доступны в готовом виде, они смогут принимать более обоснованные решения о том, как разрабатывать собственные решения.
После того, как все заинтересованные стороны объединились, чтобы решить, каковы их приоритеты, как они хотят, чтобы выглядели их PMO и как реализовать свои планы, они готовы к следующему шагу, чтобы что-то сделать. Это может потребовать внешней помощи, но вряд ли она придет напрямую из торгового центра PMO. В мире одежды это то место, где вы попадаете в небольшие бутиковые фирмы, которые спрятаны в небольших помещениях вдали от Мейн-стрит и могут предложить вам пошив, персональный шопинг и так далее.
В сфере PMO это консультанты и фирмы, которые имеют большой опыт, но которые держатся подальше от стандартных предложений услуг, таких как дорожные карты PMO или «создайте свой PMO за 100 дней». Вместо этого они сосредоточены на разработке индивидуальных решений исключительно для нужд организации, с которой они работают в данный момент. Будут сходства между клиентами, но также и различия.
Они дороже, чем в торговом центре? Это зависит от того, как на это посмотреть.
Стоимость настройки
Объективно, эти консультанты берут больше за свои услуги. Это премиум-предложение и имеет соответствующую цену. Вот почему для заинтересованных сторон PMO важно сначала обучиться — таким образом, у них будет хорошее представление о дизайне, который они хотят, и не придется полагаться на внешнего поставщика, не имеющего знаний о вашем бизнесе. Все еще может быть необходимость или желание адаптироваться к рекомендациям экспертов, но наличие прочной отправной точки имеет важное значение.
Таким образом, инвестиции в эти услуги будут сосредоточены в трех областях:
- Выбор правильной комбинации готовых инструментов (программного обеспечения, подходов и т. д.) — это аспект персонального покупателя — вы можете сделать это самостоятельно, но эксперты помогут вам выбрать правильную комбинацию для получения целостного общего вида и ощущения — или для оптимальной потенциальной производительности в случае с PMO.
- Изменение этих готовых товаров под ваши собственные нужды — это могут быть пользовательские отчеты или рабочие процессы в программных предложениях, корректировка процессов, пересмотренные шаблоны и т. д. Это эквивалентно внесению изменений в купленную в магазине одежду для улучшения посадки и внешнего вида, и позволяет вам раскрыть потенциал инструментов.
- Полностью индивидуальные элементы — вот где консультанты действительно приносят пользу. Они понимают, когда элементы потребностей PMO не могут быть удовлетворены готовыми предложениями, и создают полностью индивидуальные решения, разработанные специально для того, чтобы предоставить то, что нужно организации для оптимизации ценности PMO. Это сшитый на заказ костюм мира PMO.
Счет за все это будет выше, чем за любой другой вариант. Но это не вся история, когда дело доходит до стоимости. Выберите правильного партнера, и ценность потечет быстрее и будет больше. Сроки окупаемости будут короче, и PMO начнет вносить существенную разницу в ценность, достигнутую средой поставки проекта. Это напрямую переводится в улучшение итогового показателя предприятия. И это очень хорошо показывает первоначальные затраты в перспективе.
Конечно, вы должны быть в состоянии позволить себе эти расходы, но, если вы проанализируете последствия невыполнения этого обязательства, вы, скорее всего, обнаружите, что не пройдет и нескольких месяцев бездействия, прежде чем неэффективная и непроизводительная модель управления проектами приведет к еще большим расходам из-за потери производительности.
Кроме того, многие из этих консультантов с радостью пойдут на переговоры о включении проверок прогресса и корректировок по истечении определенных периодов времени, что позволит индивидуальной модели развиваться дальше в соответствии с меняющимися потребностями организации.
Выводы
Он знал, что вся эта аналогия с торговым центром и магазинами немного глупая, но, надеюсь, это также забавный способ запомнить те моменты, которые он пытался здесь донести. Взрыв предложений продуктов и услуг, ориентированных на PMO, за последние несколько лет был невероятно полезен для PMO в целом. Но это не значит, что универсальное решение подходит для каждого PMO. На самом деле, он бы сказал, что это всегда будет включать некоторую степень компромисса.
В некоторых обстоятельствах это может быть нормально. Новый или незрелый PMO все равно получит выгоду от готовых предложений. Но рано или поздно эти предложения перестанут обеспечивать необходимый уровень ценности, и вот тогда вступает в силу индивидуальность.
Автор:
Энди Джордан — президент Roffensian Consulting SA, консалтинговой фирмы из Роатана, Гондурас, с комплексной практикой управления проектами.
Энди всегда ценит обратную связь и обсуждение вопросов, поднятых в его статьях, и с ним можно связаться по адресу Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. . Новая книга Энди «Управление рисками для организаций, ориентированных на проекты» уже доступна.
Источник:
https://www.projectmanagement.com/articles/1060525/The-PMO-Boutique--Nothing-Fits-Like-Custom-Made