Рус 
Қаз 7 ошибок, которых следует избегать руководству PMO в среде, управляемой искусственным интеллектом
В современном мире, где всё движет искусственный интеллект, руководство офисов управления проектами должно точно и дальновидно реагировать на беспрецедентные вызовы и возможности. Для поддержания актуальности, повышения ценности и успешного руководства преобразующими инициативами крайне важно избегать следующих семи критических ошибок:
1. Игнорирование интеграции ИИ.
Невнедрение инструментов и аналитики ИИ в процессы управления проектами — роковая ошибка. Офисы управления проектами (PMO) должны использовать ИИ для прогнозирования, снижения рисков и оптимизации ресурсов, чтобы оставаться на шаг впереди. Игнорирование интеграции ИИ в управление PMO приводит к серьёзным проблемам:
- С точки зрения операционной деятельности офис премьер-министра рискует оказаться неэффективным, полагаясь на устаревшие ручные процессы, что приводит к замедлению принятия решений, увеличению количества ошибок и повышению затрат.
- С функциональной точки зрения отсутствие ИИ означает упущенные возможности для прогнозной аналитики, оптимизации ресурсов и расширенного отслеживания проектов, которые обеспечивают конкурентное преимущество в современной быстро меняющейся среде.
В конечном итоге, пренебрежение интеграцией ИИ подрывает способность PMO реализовывать проекты с гибкостью, точностью и стратегическим пониманием, ставя всю организацию в невыгодное положение в мире, все больше ориентированном на данные.
2. Сопротивление внедрению ИИ в управлении изменениями
требует культурных и операционных изменений. Руководители офисов управления проектами, которые сопротивляются или недооценивают важность управления изменениями, рискуют сорвать проекты и потерять доверие заинтересованных сторон.
Если руководство PMO игнорирует сопротивление управлению изменениями, последствия могут быть серьезными и далеко идущими:
- С операционной точки зрения сопротивление приводит к задержкам в сроках проекта, увеличению затрат из-за переделки или остановки процессов, а также снижению производительности ресурсов, поскольку командам трудно адаптироваться.
- С функциональной точки зрения игнорирование сопротивления подрывает вовлеченность и поддержку заинтересованных сторон, что приводит к фрагментации коммуникации, снижению сотрудничества и, в конечном итоге, к ухудшению результатов проекта.
Не уделяя должного внимания человеческому фактору изменений, офис управления проектами рискует подорвать доверие и моральный дух, что, в свою очередь, приводит к снижению темпов внедрения новых процессов и инструментов. Это не только ставит под угрозу текущие инициативы, но и ослабляет способность организации эффективно реализовывать будущие стратегические изменения.
По сути, пренебрежение управлением сопротивлением является критическим слепым пятном, которое превращает потенциальные возможности роста в дорогостоящие неудачи.
3. Пренебрежение качеством данных и управлением ими.
Эффективность ИИ зависит от чистоты и точности данных. Пренебрежение надёжными системами управления данными приводит к некорректной аналитике, принятию неэффективных решений и снижению эффективности проектов.
Неспособность обеспечить качество данных и управление ими в рамках управления PMO может привести к серьезным последствиям, которые подорвут всю экосистему проекта:
- С точки зрения операционной деятельности низкое качество данных приводит к неточной отчетности, ошибочному принятию решений и неэффективному распределению ресурсов. Без надёжного управления несоответствия в данных множатся, что приводит к задержкам, увеличению затрат и подрыву соответствия нормативным требованиям.
- С функциональной точки зрения, офис управления проектами теряет доверие, поскольку заинтересованные стороны ставят под сомнение надёжность показателей и результатов проекта. Подрыв доверия препятствует стратегическому согласованию и снижает способность управлять рисками и проактивно выявлять возможности.
В конечном итоге пренебрежение качеством данных и управлением подрывает способность PMO обеспечивать эффективность, ставя под угрозу гибкость организации и долгосрочный успех.
4. Пренебрежение непрерывным обучением и повышением квалификации.
Стремительное развитие технологий искусственного интеллекта требует от команд офисов управления проектами постоянного повышения квалификации. Руководство, не инвестирующее в непрерывное обучение, приведет к отставанию своих команд в плане возможностей и инноваций.
Пренебрежение непрерывным обучением и повышением квалификации руководства PMO приводит к последствиям, которые могут подорвать способность организации обеспечивать ценность:
- В операционном плане офис управления проектами рискует отстать от лучших отраслевых практик, что приводит к устаревшим методологиям и неэффективным процессам. Эта стагнация приводит к росту числа срывов проектов, срывов сроков и перерасходов бюджета из-за неэффективного управления рисками и принятия неверных решений.
- С функциональной точки зрения, отсутствие постоянного развития навыков подрывает авторитет офиса управления проектами как стратегического партнера. Без актуального знания новых инструментов, технологий и подходов к лидерству офис управления проектами не может эффективно руководить командами или влиять на заинтересованные стороны. Это превращает его роль из организации, создающей ценность, в бюрократическое препятствие.
В конечном счете, пренебрежение непрерывным обучением подрывает инновации, снижает моральный дух команды и ставит под угрозу конкурентоспособность организации во все более сложной бизнес-среде.
Для достижения устойчивого успеха руководству PMO необходимо заложить в основу культуру непрерывного обучения и совершенствования навыков.
5. Недооценка этических аспектов.
ИИ порождает сложные этические дилеммы, связанные с предвзятостью, прозрачностью и подотчётностью. Игнорирование этих рисков может нанести ущерб репутации организации и стать причиной пристального внимания со стороны регулирующих органов.
Недооценка этических соображений при управлении PMO поставит под угрозу всю экосистему проекта:
- С точки зрения практической деятельности, пренебрежение этикой подрывает доверие заинтересованных сторон, что приводит к снижению уровня сотрудничества, усилению сопротивления и потенциальным юридическим последствиям. Этот подрыв доверия нарушает каналы коммуникации и процессы принятия решений, приводя к задержкам, перерасходу средств и снижению качества.
- С функциональной точки зрения, игнорирование этических стандартов подрывает целостность систем управления проектами. Это способствует формированию культуры, в которой упрощения и неэтичное поведение становятся нормой, что может привести к манипулированию данными, предвзятой отчетности и несправедливому распределению ресурсов. Со временем это ухудшает репутацию организации и моральный дух сотрудников, приводя к повышению текучести кадров и снижению общей производительности.
По сути, игнорирование этических соображений не только подвергает организацию рискам несоответствия, но и подрывает ее способность обеспечивать устойчивую ценность.
Этическая бдительность не является необязательной. Она является основой устойчивой деятельности офиса управления проектами, обеспечивающей долгосрочный успех.
6. Приверженность традиционным метрикам.
Опора исключительно на устаревшие ключевые показатели эффективности (KPI) лишает офисы управления проектами возможности оценить тонкие показатели эффективности, предоставляемые аналитикой на основе искусственного интеллекта. Руководителям необходимо переосмыслить показатели успеха, чтобы отражать создание ценности в режиме реального времени и добиваться значимых результатов.
Если руководство PMO будет придерживаться традиционных метрик, организация столкнётся со значительными операционными и функциональными проблемами. Традиционные метрики часто узко фокусируются на стоимости, соблюдении графика и соблюдении объёма работ, не отражая весь спектр ценности проекта или его стратегической согласованности. Этот недальновидный подход приводит к нескольким критическим последствиям:
- Снижение гибкости и инноваций: жёсткая опора на устаревшие ключевые показатели эффективности (KPI) препятствует адаптивному планированию и реагированию. Проекты начинают ограничиваться устаревшими контрольными показателями, а не меняющимися потребностями бизнеса, что подрывает инновации и гибкость.
- Неверные приоритеты: традиционные показатели редко отражают удовлетворенность клиентов, взаимодействие с заинтересованными сторонами или бизнес-результаты. В результате офисы управления проектами рискуют продвигать проекты, которые отвечают поверхностным целям, но не обеспечивают реального стратегического эффекта.
- Неэффективное распределение ресурсов: без показателей, которые эффективно отражают достижение ценности или снижение рисков, ресурсы часто распределяются на основе произвольных или исторических критериев, а не текущего состояния проекта и потенциальной окупаемости инвестиций.
- Снижение доверия заинтересованных сторон: Заинтересованные стороны всё чаще требуют прозрачности в отношении реализации преимуществ и прогресса, ориентированного на результаты. Приверженность традиционным показателям подрывает доверие, поскольку отчёты кажутся оторванными от реальных результатов деятельности.
- Затрудненное постоянное совершенствование: традиционные показатели делают акцент на соблюдении требований, а не на обучении. Это ограничивает возможности офиса управления проектами (PMO) по выявлению системных проблем или использованию полученного опыта для оптимизации процессов.
В целом, следование традиционным показателям загоняет офисы управления проектами в цикл поверхностных измерений, которые скрывают истинные факторы эффективности, затрудняют принятие решений и в конечном итоге ставят под угрозу успех проекта в современной динамичной бизнес-среде.
Дальновидное руководство PMO должно использовать современные, ориентированные на результат показатели, чтобы обеспечить значимую ценность и сохранить конкурентное преимущество.
7. Неспособность к развитию межфункционального взаимодействия.
Инициативы в области ИИ часто охватывают несколько отделов и требуют разнообразных экспертных знаний. Если руководство офиса управления проектами не способствует развитию межфункционального взаимодействия, возникают проблемы:
- Без эффективного взаимодействия возникает разобщённость, что приводит к фрагментации коммуникации и несогласованности целей между отделами. Это приводит к дублированию усилий, неэффективному распределению ресурсов и задержкам в сроках реализации проектов.
- С функциональной точки зрения отсутствие синергии подрывает возможности инноваций и решения проблем, поскольку различные точки зрения не учитываются в процессах принятия решений.
В конечном итоге организация страдает от снижения гибкости, ухудшения качества результатов и снижения удовлетворенности заинтересованных сторон. Офис управления проектами, не поддерживающий межфункциональное взаимодействие, рискует стать узким местом, а не стратегическим фактором успеха организации.
Подводя итог, можно сказать, что руководители офисов управления проектами, которые активно внедряют интеграцию ИИ, избегая при этом этих ловушек, не только защитят свои проекты, но и откроют для себя экспоненциальную ценность во все более сложном цифровом ландшафте.
Вот и всё… Мои семь главных ошибок, которых следует избегать директорам проектов, связанных с влиянием ИИ на их успех. Что вы думаете об этом и каков ваш опыт?
Автор: Michael Wood независимый консультант по улучшению бизнес-процессов и ИТ-стратегии. Он является создателем методологии улучшения бизнес-процессов HELIX и основателем The Natural Intelligence Group, консалтинговой компании в области стратегии, улучшения процессов и технологий. Он также является сертифицированным бухгалтером (CPA), работал адъюнкт-профессором программы MBA по менеджменту в Университете Пеппердина, доцентом Калифорнийского Лютеранского университета и членом советов директоров множества профессиональных организаций. Г-н Вуд — востребованный докладчик на семинарах и практикумах по HELIX в США и Европе.