Рус 
Қаз Долгое время я выступал за то, чтобы роль PMO становилась более ориентированной на бизнес. И теперь это действительно начинает происходить.
Я не могу приписать себе никаких заслуг. После почти двадцати лет разговоров о необходимости изменений я практически уверен, что меня никто не слушал! Но изменения происходят — и это хорошо. PMO наконец-то получают возможность создавать большую ценность для бизнеса. Поэтому то, что я скажу дальше, может вас удивить.
По мере эволюции PMO организации должны убедиться, что фундаментальные задачи, за которые они ранее отвечали, не будут забыты. Речь идёт о процессах, управлении (governance), отчётности и связанных с этим активностях — тех элементах, которые долгое время составляли ядро работы многих PMO.
Во многих случаях именно из-за этих функций у PMO сложилась негативная репутация. Руководителям проектов не нравится избыточный контроль процессов и жёсткое соблюдение регламентов без учёта специфики конкретного проекта.
Заинтересованные стороны ценят отчётность, но не видят смысла в трудоёмкой консолидации информации в портфельные сводки без дополнительной аналитики по сравнению с данными, полученными напрямую от команд. И мало кто понимает, зачем вообще нужна отдельная функция PMO для выполнения подобных задач.
По правде говоря, не всегда требуется отдельная функция — именно поэтому в текущем тренде по переориентации PMO на более ценную для бизнеса работу заложен огромный потенциал. Но это не должно означать полного отказа от прежних задач.
Простой пример: никто не хочет, чтобы статус-отчётность отнимала часы времени у руководителя проекта каждую неделю. Но и полного исчезновения отчётности никто не желает.
Автоматизация и оптимизация
В процессе переосмысления роли PMO в современном мире организациям стоит автоматизировать более административные аспекты традиционной функции PMO. И это не просто замена ручных задач встроенными workflow-механизмами. Это возможность заново переосмыслить, как реализуются управление, отчётность и другие процессы.
В частности, большинству организаций стоит:
- Оптимизировать администрирование
Сосредоточиться на том, что действительно важно. В последние годы много говорилось о «бережливом управлении» (lean governance), но это лишь часть картины.
Организации должны задать себе вопрос: зачем создаётся каждый процесс, отчёт или документ? Если он не создаёт ценности или его никто не использует — прекратите его производить. Это просто шум. То, что можно автоматизировать, не означает, что это нужно сохранять.
- Переосмыслить структуру и «ограждения» среды проектной реализации
Большинство структур PMO по-прежнему основаны на традиционном план-ориентированном подходе. Agile либо воспринимался как надстройка, либо вообще игнорировался. Гибридные модели часто выпадали из поля зрения PMO.
Сегодня существует множество способов работы и структур инвестиций. И это должно отражаться в операционной модели PMO.
- Использовать AI и современные технологии
Во многих организациях AI пока находится на базовом уровне развития. Данные могут быть недостаточно качественными, а инструменты — недостаточно зрелыми.
Но это быстро меняется. Любая модернизация должна учитывать серьёзное влияние искусственного интеллекта в ближайшем будущем.
- Вновь наладить диалог со стейкхолдерами
Во многих PMO вопросы о том, как заинтересованные стороны хотят получать информацию, задавались давно — и, возможно, уже другим людям.
Контент должен создавать ценность, но и его формат, контекст и частота подачи должны способствовать пониманию. В противном случае ценность размывается.
В совокупности всё это может привести к серьёзному переосмыслению административной структуры PMO — особенно там, где ранее их роль была недопонята.
Это позитивный процесс. Автоматизация должна повышать не только эффективность, но и результативность. Перевод сотрудников PMO на более ценную работу и использование технологий для административных задач позволяет пересмотреть базовую модель и обеспечить её соответствие потребностям бизнеса.
Важно регулярно пересматривать эту модель — минимум раз в год, а возможно и чаще, особенно если автоматизация внедрена недавно.
Со временем эта эволюция может происходить автоматически — с использованием AI и обратной связи пользователей.
Связь людей и технологий
Автоматизация не означает исключения человеческого участия.
Да, потребуется сотрудник PMO, отвечающий за управление автоматизированными процессами. Но PMO также остаётся потребителем создаваемой информации и аналитики.
Например, отчёты об эффективности процессов по проектам, командам и подразделениям могут быть ценны для этих групп. Но для PMO анализ тенденций и отклонений позволит выявлять системные слабости или лучшие практики.
То же касается анализа загрузки ресурсов, корректировки планов, участия в стратегическом планировании и т.д.
Расширение доступной информации и повышение её качества позволит PMO обеспечивать более глубокую аналитику для руководителей проектов — что в конечном итоге повысит качество реализации проектов.
Правильные инструменты
Рост роли технологий может выявить слабости текущей ИТ-инфраструктуры. За последние годы инструменты PPM и смежные платформы существенно продвинулись вперёд.
Часть решений сместилась в сторону стратегического портфельного управления (SPM), другие усилили интеграцию с системами управления задачами и совместной работы. Многие активно внедряют AI.
Поэтому при переосмыслении PMO может потребоваться обновление или замена инструментов. Это требует времени, усилий и инвестиций.
Выводы
Некоторые бизнес-лидеры до сих пор утверждают, что PMO никогда не приносили ценности. На практике это редко соответствует действительности. Если ценность отсутствовала, то чаще всего из-за неправильной структуры или недостаточной поддержки.
Сегодняшний сдвиг позволяет PMO создавать больше ценности. Но это не должно происходить за счёт отказа от консолидации отчётности, мониторинга управления и других фундаментальных функций.
Эта работа по-прежнему необходима — она является основой всего остального.
Её не обязательно выполнять нескольким сотрудникам вручную. Но эффективная автоматизация и оптимизация процессов станут множителем ценности, которую PMO может создавать в новых направлениях.
А увеличение ценности — это всегда хорошо.
Автор: Энди Джордан (Andy Jordan) — президент консалтинговой фирмы Roffensian Consulting S.A., эксперт в области управления проектами.
Источник: https://www.projectmanagement.com/articles/1135968/don-t-lose-sight-of-pmo-fundamentals