В отличии от египетских строителей пирамид, у которых из эффективных инструментов управления был кнут, современный управленец теряется в изобилии ПО, каждый из которых предлагает собственные «фишки» для решения управленческих задач.
Важно понимать, что перед погружением в поисках подходящего софта, стоит выделить цели, которые необходимо достичь с помощью этого инструмента и бюджет.
Сейчас весь рынок программ для управления проектами можно разделить на две с половиной группы - платные, бесплатные, и платные, которые предлагают для ознакомления свободную версию, часто с ограниченным функционалом.
Рассмотрим наиболее популярные на сегодняшний день ПО:
1. Bitrix
2. Trello
3. Basecamp
4. Asana
5. Wrike
6. Genius Project
7. MS Project
Bitrix24
«Битрикс24» (международное название Bitrix24) — это программный комплекс (или сервис), предназначенный для оптимизации ведения бизнеса и контроля за производственным процессом. Использование системы помогает решить массу вопросов и хорошо автоматизировать работу внутри компании, взаимодействие с клиентом.
Плюсы:
● самая многофункциональная;
● работа с документами (doc, pdf, xls и т.д.) внутри сервиса;
выглядит, как соцсеть — привычно;
● есть видеочаты;
● можно создать бесплатно рабочую почту;
● элементы геймификации (бейджи);
● интеграция с соцсетями, google-календарём и другими сервисами;
● интеграция с 1С-битрикс и другими известными CRM-системами;
● есть телефония;
● есть бесплатный тариф.
Минусы:
- самый главный плюс — это и минус, слишком много функций, долго и трудно разбираться;
● визуальный мусор — проблемы интерфейса;
● слабая проработка CRM: нет договоров, контрактов, шаблонов документов - но это решается путем самостоятельной загрузки в систему собственных шаблонов в раздел “Библиотека”
Trello
Trello — это сервис управления проектами, который изначально разрабатывался компанией “Fog Creek Software” и был крайне перспективным, хоть и малоизвестным. Его авторы сделали ставку на простоту работы и интуитивно понятный интерфейс.
Организация работы строится по методу “канбан” (от японского - точно в срок), основываясь на распределении задач между сотрудниками. Визуально это похоже на доску со стикерами, где сотрудники могут переносить свои задачи из этапа в этап.
Плюсы:
- Безопасность
- Простота интерфейса
- Широкий функционал
Минусы
- За полезные плагины придётся платить
Basecamp
Basecamp - простая и эффективная система управления проектами. Приложение содержит задачи, календарь, дискуссии, профайлы, вики-документы, файлы, лог проекта. Подойдет менеджерам, которым необходимо вести несколько согласований по различным вопросам в рамках проекта, а также руководителю, который предпочитает контролировать работу сразу нескольких сотрудников.
Плюсы:
- Простой интерфейc
- Легкая настройка и оперативная поддержка
- Удобно отслеживать процесс работы благодаря автоматическим чекинам
- Интеграция с Google Docs
Минусы:
- Нет возможности отслеживания времени.
- Быстро начинают теряться документы и вложения
- Нет тегов
Asana
Asana — веб-инструмент для команд. Каждой команде присваивается рабочее пространство, в котором и назначаются задачи. Где Asana действительно хороша, так это в управлении отдельными задачами — изменять и добавлять их можно практически мгновенно, а значит, и не терять ничего в процессе. Asana также подойдет и для крупных команд.
Особенностью приложения Asana является то, что работа в нем занимает не больше часа в день. По сути, вы заходите в приложение, знакомитесь с деталями и дедлайнами проекта и реализуете его. Только ответственный за проект пользователь полномасштабно ведет работу в Asane - распределяет нагрузки, ставит или переносит даты, контролирует выполнение задач.
Плюсы:
- Организацию процессов сильно облегчает возможность редактирования отдельных рабочих пространств, проектов, секций, задач и подзадач.
- Легко создавать повторяющиеся задачи.
- Удобный календарь, который синхронизируется со всеми вашими задачами.
Минусы Asana:
- Невозможность назначать задачи нескольким пользователям сразу.
- Задержки интерфейса при большом количестве задач.
- Отсутствует возможность отслеживания времени.
- Отсутствует как русская, так и украинская локализация.
Wrike
Платформа Wrike позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Основное преимущество сервиса — более продвинутая по сравнению с конкурентами функциональность для совместной работы. Wrike отлично подходит для срочного контроля проекта.
Из приятных особенностей платформы - офлайн-режим. При отсутствии сети, можно набросать задания или комментарии, не опасаясь, что информация не дойдет до получателя: как только появится связь, приложение само со всем разберется.
Genius Project
Genius Project предлагает очень широкий спектр кастомизации - не утрачивая простоты в использовании. Также, компания предоставляет вам своих консультантов, позволяя оптимизировать программу именно под ваши потребности.
Приложение фактически не имеет себе равных в предоставлении возможности отчетов всех видов, графиков, есть тут и возможность коммуникации онлайн - и это не просто чаты, а доступ к созданию онлайн конференц залов. А поскольку, сервера, где хранятся данные, принадлежат одной из компаний IBM - будьте уверены, ваша информация охраняется 24/7 очень тщательно.
MS Project
MS Project - это комплексное программное обеспечение, система управления проектами и способ оптимизации управления портфелями. То есть, это не просто планировщик и коммуникатор - это еще и мощный аналитический инструмент.
Работа ведется со следующими опциями: «задача», «ресурс» и «календарь». Это соответствует построению “проектного треугольника” управления: время - стоимость - объем работ. Если с самого начала разобраться с этими базисными понятиями, процесс взаимодействия с приложением, несмотря на его кажущуюся сложность, будет простым и понятным. У “задачи” есть ресурс, длительность, объем и еще много характеристик - а те, которых нет, можно добавить. Также, задачи могут быть связаны между собой. “Ресурс” тоже имеет много значений, но основное для него - время, которое вы ставите, исходя из календаря. Именно на основе этих заданных значений, софт визуализирует данные в графиках, диаграммах, таблицах, листах. Кроме этого, у программы есть алгоритм, позволяющий в некоторых случаях автоматически вычислять сроки начала и окончания задач.
Огромное преимущество - повсеместное использование программы, а как следствие - большое количество гайдов и обучающих материалов, позволяющих улучшить и сделать пользование максимально продуктивным.
На сегодняшний день в руках управляющего проектом находится множество методов и инструментов для решения задач разного уровня, в общем массиве которых можно потеряться. Поэтому помимо всех вспомогательных инструментов в управлении проектами, для руководителя не менее важно иметь определенные личные характеристики и качества: быть ответственным, знать и понимать все этапы подготовки и реализации проектов, уметь анализировать информацию и подбирать команду под определенные задачи.
Источник: 4dru.com